POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
OBJETIVO: La presente Política tiene como objetivo establecer los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales, tratados por GERSON ARLEN AREIZA MORENO identificado con Nit 71.738.935-8 y nombre comercial Escuela de Formación Deportiva EL Muro y que en adelante se denominará EL MURO.
ALCANCE: Esta política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos (físicas o automatizadas) de EL MURO, quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales.
OBLIGACIONES: Esta política es cumplimiento para EL MURO que actuará como responsable del Tratamiento y aquellos que actúen en calidad de encargados. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: GERSON ARLEN AREIZA MORENO IDENTIFICADO con Nit. 71.738.935-8 y nombre comercial Escuela de Formación Deportiva EL Muro y que en adelante se denominará EL MURO con domicilio principal en la circular 73a # 38 -82 Barrio Laureles de la ciudad de Medellín, República de Colombia. Página http://www.elmuroed.com Teléfono (574) 4111028.
GENERALIDADES Y DEFINICIONES: La Ley 1581 de 2012 desarrolla el derecho constitucional a conocer, actualizar, rectificar o suprimir la información recogida en bases de datos y a revocar la autorización dada para el tratamiento de los datos personales. Para la presente Política de Tratamiento de Datos Personales se tendrán en cuenta las siguientes definiciones entregadas por la Ley 1581 de 2012, Decreto 1074 de 2015 y normas reglamentarias: Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Causahabiente: persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (heredero).
Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.
Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.
Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la Ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas”.
Datos sensibles: Son aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
La Ley 1581 de 2012 prohíbe el tratamiento de datos sensibles con excepción de los siguientes casos:
a. Cuando el Titular otorga su consentimiento
b. El Tratamiento es necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado
c. El tratamiento es efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad
d. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial
e. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica, en este último caso deben adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
Datos personales de los niños, niñas y adolescentes: Se debe tener en cuenta que aunque la Ley 1581 de 2012 prohíbe el tratamiento de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos que por su naturaleza son públicos, la Corte Constitucional sostuvo que se puede realizar el tratamiento de sus datos, independientemente de su naturaleza, “siempre y cuando el fin que se persiga con dicho tratamiento responda al interés superior de los niños, niñas y adolescentes y se asegure sin excepción alguna el respeto a sus derechos prevalentes”.
Encargado del Tratamiento: “Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento”. Gerson Arlen Areiza Moreno podrá realizar el tratamiento de sus datos personales a través de Encargados. Responsable de Tratamiento: “Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos”. De acuerdo con la definición de esta Ley, Gerson Arlen Areiza Moreno es el Responsable del Tratamiento de datos personales contenidos en sus bases de datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. TRATAMIENTO Y FINALIDAD A LA CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES: El tratamiento que realizará el MURO con la información personal será el siguiente:
- Realizar el envío de información relacionada con la realización de eventos y actividades deportivas en el marco de la Escalada Deportiva y deportes asociados, ya sea que se vayan a realizar en la Sede de EL MURO o por fuera de la misma a través de correo electrónico, sms, o chat.
- Realizar envío de información de los productos, bienes y servicios ofrecidos por EL MURO.
- Notificar de las salidas a roca que incluyen los diferentes cursos ofrecidos para dar cumplimientos a las condiciones inicialmente estipuladas.
- Notificar de cierres de la Sede de EL MURO o cambios de horarios de servicio al público, ya sea por alguna circunstancia de fuerza mayor, caso fortuito o algún otro inconveniente que se llegare a presentar.
- Enviar información sobre cambio y/o actualización de precios en los productos, bienes y servicios ofrecidos por EL MURO.
- Enviar información sobre los cierres de la Sede de EL MURO en su época de vacaciones.
- Cumplimiento de obligaciones legales y tributarias.
- Cumplir las normas aplicables a proveedores y contratistas, incluyendo pero sin limitarse a las tributarias y comerciales
- Cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia laboral y de seguridad social, entre otras, aplicables a ex empleados, empleados actuales y candidatos a futuro empleo.
- Realizar encuestas relacionadas con los servicios o bienes de EL MURO.
- Enviar felicitaciones en época de cumpleaños de los Titulares y buenos deseos de Navidad y Año Nuevo.
- Suministrar la información a terceros con los cuales EL MURO tenga relación contractual y que sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contratado.
- Publicar fotos y videos de competencias, eventos deportivos y recreativos a través de la página web y redes sociales del MURO.
TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES Y DE MENORES DE EDAD: En caso de recolección de datos personales sensibles o en caso de recolectar datos de menores de edad, los titulares tienen la facultad de contestar o no las preguntas que se formulen y a entregar o no los datos solicitados. Por la naturaleza de la actividad desarrollada por el MURO son objeto de tratamiento datos relativos a la salud y los datos biométricos, los cuales serán utilizados para las siguientes finalidades: seguridad de las personas, bienes e instalaciones, una adecuada prestación de servicios deportivos e informar por los diversos medios las actividades relacionadas con eventos, competencias y actividades deportivas. El tratamiento de datos personales de los clientes, deportistas escaladores, empleados, proveedores, contratistas y demás personas que hayan tenido o tuvieren una relación con EL MURO, ya sea ocasional o permanente, se realizará con base en lo previsto en el marco legal que regula este tema y en virtud del desarrollo de la actividad económica que se ejerce.
DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES: Como titular de sus datos personales Usted tiene derecho a: (i) Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento. (ii) Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado. (iii) Solicitar prueba de la autorización otorgada. (iv) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente. (v) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos. (vi) Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes. Estos derechos podrán ser ejercidos por las siguientes personas:
• El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición EL MURO
• Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
• El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
• Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado.
DERECHOS DE LOS NIÑOS Y ADOLESCENTES: Según el artículo 7 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013 (hoy compilado en el decreto 1074 de 2015). En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Queda proscrito el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública y cuando dicho Tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:
- Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
- Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
DEBERES DE EL MURO CUANDO ACTÚE COMO RESPONSABLE: EL MURO reconoce la potestad que tienen los titulares de los datos personales sobre los mismos, siendo sólo ellos los facultados para autorizar o no su tratamiento. Por tal razón, EL MURO utilizará sus datos personales solo para los fines autorizados expresamente por el Titular o lo consagrado en las normas vigentes. Por lo tanto, EL MURO, en su protección y tratamiento de datos personales, tendrá los siguientes deberes, consagrados en el artículo 17 Y 18 de la Ley 1581 de 2012 y sin perjuicio de los otros que regulen la materia o que llegaren a regular:
Deberes como Responsable:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
Deberes como Encargado. En los casos en los cuales el MURO actúe como encargado del tratamiento de los datos personales, dará cumplimiento a los siguientes deberes:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data
b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley.
d) Actualizar la información reportada por El Responsable del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley.
f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.
g) Registrar en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la presente ley.
h) Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
AUTORIZACIÓN DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES: EL MURO solicitará a los titulares de los datos personales un consentimiento previo, libre, expreso e informado para el tratamiento de los mismos, exceptuando los casos que la ley 1581 de 2012 en su artículo 10 expresamente autoriza y son los siguientes:
m) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
n) Datos de naturaleza pública;
o) Casos de urgencia médica o sanitaria;
p) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
q) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas. La autorización que se dé a EL MURO para el tratamiento de los datos personales, puede ser otorgada por las siguientes personas:
• El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición EL MURO
• Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
• El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
• Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado.
PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS: En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, EL MURO presenta el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos: El responsable de atender las solicitudes en ejercicio de los derechos por parte de los titulares será la administración como el área que recibirá, procesará y canalizará las distintas solicitud que se reciban, y deberá dar trámite a las solicitudes de los titulares, en los términos, plazos y condiciones establecido por la normatividad vigente, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la normatividad vigente sobre protección de datos personales.
El interesado podrá remitir su solicitud a la dirección de correo electrónico MERCADEO@ELMUROED.COM La consulta o el reclamo será dirigida al MURO deberá contener como mínimo la siguiente información:
1. Nombres y apellidos del Titular y/o su representante y/o causahabientes;
2. Copia del documento de identidad del titular y/o su representante y/o causahabientes;
3. Lo que se pretende consultar;
4. Dirección física, electrónica y teléfono de contacto del Titular y/o sus causahabientes representantes;
5. Firma, número de identificación y huella o procedimiento de validación correspondiente.
En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de CONSULTA, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. En caso de imposibilidad de atender la consulta dentro de dicho término, informaremos al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo. Así mismo garantizamos el derecho de RECLAMO, a las bases de datos para la corrección, actualización, supresión, revocación de la autorización o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicables. El reclamo será tramitado bajo las siguientes reglas:
1. Si el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle trámite, tal como, la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer, se requerirá al reclamante dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
2. Si por alguna circunstancia alguna EL MURO recibe un reclamo dirigido a otra organización, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al reclamante.
3. Recibida la reclamación de forma completa, incluirá en la base de datos que mantienen las empresas que conforman el MURO una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
4. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Es de aclarar que la supresión de los datos personales del titular o revocación de la autorización no es absoluta y en consecuencia EL MURO podrá negar el ejercicio de este cuando:
a. El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
b. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas. c. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
VIGENCIA: La presente política rige a partir de la publicación de esta y por el término que exista la actividad económica de EL MURO. Los datos personales proporcionados se conservarán mientras no se solicite su supresión por el interesado y siempre que no exista un deber legal de conservarlos.
